איך להעביר מצגת טובה כשאין זמן להתכונן

מאת: ג'ף וויליאמס

20 בינואר, 2017

ביקשו מכם להכין מצגת, מבלי שיש לכם זמן להתכונן. אם אתם רוצים לעבור את זה בהצלחה, כדאי לכם להיעזר באסטרטגיות הבאות כדי ללמוד כיצד להכין מצגת טובה, ומהר.

1. שמרו על פשטות

למרות ששימוש בפאוור פוינט או בכל תוכנה אחרת ((Zoho Show, Prezi יהפוך את המצגת לוויזואלית יותר, לעיתים קרובות, כשאין לכם זמן להתכונן, מעט יכול להיות הרבה. (מלבד זאת, סביר להניח שבכל מקרה לא כדאי לדחוף ערימה של נתונים סטטיסטיים, נקודות לדיון ומידע לדברים שלכם). אחד הכללים החשובים להכנת מצגת טובה הוא הקפדה על נקודות דיון פשוטות. זה יכול לעבוד לטובתכם.

"בסוף היום, הקהל יזכור רק דבר אחד או שניים מהמצגת שלכם, אם יש לכם בכלל מספיק מזל  שיזכרו אתכם בכלל", אומרת דניאלה די באנסיו, מנכ"לית VIATechnic, חברה משיקגו שמספקת שירותי עיצוב ובניית אתרים. "אני מנסה לוודא שאני היא זו שמחליטה מה יזכרו, אז אני מנסה לחשוב מה הנקודות שאני רוצה להעביר, ובונה את דבריי סביבן".

סטיב אלברכט מסכים. אלברכט הוא הבעלים של חברה מסן דייגו המתמחה בהדרכה, אימון אישי וייעוץ ניהולי, ומסייעת לחברות לבנות תרבות ארגונית בריאה. גם הוא ממליץ לא להעמיס כמות גדולה של נתונים על קהל המאזינים. "כולנו יודעים איך מתנהגים רוב האנשים מהקהל העסקי... בודקים את הטלפונים שלהם, קוראים חומר אחר ומקשיבים למצגת בו-זמנית", מספר אלברכט ומכליל את עצמו בין אותם אנשים. "מאחר שרבים מהם עסוקים בדברים נוספים, חשוב לדבוק במספר קטן של נקודות מרכזיות. אני תמיד מנסה להתחיל עם סיפור על הצלחה, כישלון, הפתעה או ציטוט מוכר שימשוך את תשומת לבם של המשתתפים, סטטיסטיקה שקשורה לחומר או משהו אקטואלי מכותרות היום".

2. הקפידו על מצגת קצרה

אם אתם מתבקשים לדבר במשך חמש שעות, לא תוכלו לקצר את דבריכם. אבל אם יש לכם שליטה מסוימת על משך המצגת, "יעיל יותר לדבר פחות", טוענת סוזאן פרנצ'טי, נשיאת איגוד התקשורת וההדרכה של חברת פרנצט'י, הממוקמת מחוץ לפורט וושינגטון, ניו יורק.

שתף את הקהל ככל האפשר. זה יקטע את רצף הדיבור, יערב אותם ויעביר חלק מהזמן.

- ג'ולי אוסטין, מייסדת, קריאיטיב אינוביישן

"נאומים ב-TED אורכים פחות מ-18 דקות מסיבה ברורה מאוד", היא אומרת. "אף אחד לא יכול להתרכז יותר מזה במונולוג".

3. ספרו סיפור

אתם לא צריכים לפתוח עם סיפור, אבל כדאי שתהיה לכם לפחות אנקדוטה טובה אחת בנקודה כלשהי במצגת שלכם, טוען אדריאן מקינטייר, אנתרופולוג תרבותי ומאמן לתקשורת עסקית מפיניקס. הוא מייעץ ומדריך יזמים, בעלי עסקים קטנים וצוותים ארגוניים איך להשתמש בתקשורת יעילה ובאמנות הסיפור.

"אמנות הסיפור מובנית בתוך הנפש האנושית", מסביר מקינטייר. "מהמדורה אל שולחן המטבח ועד לחדר הישיבות של החברה – סיפורים הם הדרך שבה בני אדם מארגנים את מחשבותיהם ומתחברים זה לזה".

לכן, סביר להניח שסיפור יכול לעזור לכם להתחבר עם הקהל. וכל עוד יש בראשכם אנקדוטה או שתיים שמתאימות למסר הכללי, אמנות הסיפור יכולה להציע דרך די קלה למלא את הזמן. (ואם אתם מכירים את הסיפור, קל הרבה יותר לזכור את הפרטים מאשר לדקלם ערימה של נתונים ששיננתם).

אם אתם ממש מתקשים להכין מצגת טובה, אנקדוטה טובה (או כמה) יכולה לשמש כאחד הכלים הטובים ביותר עבורכם. אתם יכולים להיעזר בפאוור פוינט או בתוכנות אחרות כדי להמחיש את הסיפור שלכם, אבל כל היופי באנקדוטה הוא שאתם לא צריכים. כל עוד אתם מכירים היטב את האנקדוטה, והביצוע שלכם חד, סיפור טוב שמחבר את הנקודות במקומכם יכול לסייע לכם להעביר מצגת מעולה.

"אמנות הסיפור מביאה תועלת שאותה רוב האנשים לא מבינים, עד שהם משתמשים בה", מסכם מקינטייר. "לסיפור יכולה להיות השפעה קסומה על המציג, לא רק על הקהל. אמנות הסיפור מוציאה אתכם מהראש שלכם אל תוך הסיפור, וגורמת לכם להיראות יותר בטוחים ופחות חרדים ועצבניים".

4. שתפו את הקהל

"שתפו את הקהל ככל שתוכלו", אומרת ג'ולי אוסטין, נואמת שמנהלת את חברתCreative Innovation, שמספקת שירותי הרצאות בלוס אנג'לס. "תנו להם לעשות חלק מהעבודה. בקשו מהם לספר את הסיפורים שלהם. זה יפתח את הנאום, יערב אותם וימלא חלק מהזמן".

העצה הזו עשויה להיות תלויה בסוג המצגת שאתם מכינים. ובכל זאת, גם אם אתם מעבירים מצגת למשקיעים פוטנציאליים, אתם יכולים להכניס אליה שלב של שאלות ותשובות.

5. תרגול, תרגול, תרגול

"אם יש לכם רק יום אחד, התאמנו שמונה שעות. תרגלו ככל שאתם יכולים. העבירו את ההרצאה שוב ושוב במשך שעות, כמה שרק אפשר", אומרת אוסטין. זה נכון במיוחד אם אתם משתמשים בפאוור פוינט או בתוכנות אחרות, ואין לכם הרבה ניסיון בהעברת שקופיות.

ואם פשוט אין לך זמן? "גם אם יש לכם 10 דקות להתכונן, אז יש לכם זמן להתאמן על הפתיחה שלכם", אומרת פרנצ'טי. "התחילו עם תרגול של משפט פתיחה משכנע. כשתעברו את הפתיחה, השאר יבוא יותר בקלות, במיוחד אם הגבלתם את נושאי השיחה שלכם".

6. שלא יראו שאין לכם מושג

כשאתם מנסים להבין איך להכין מצגת טובה שלא תיראה כאילו הכינו אותה בארבע דקות, אתם עשויים להתפתות ולספר לקהל שלא היה לכם הרבה זמן להתכונן לדברים. אבל מרצים רבים ובעלי עסקים טוענים שזה לא רעיון טוב. קודם כל, אם אתם נראים עצבניים, ובמיוחד אם אתם אומרים לקהל שאתם לא יודעים מה אתם עושים, אתם עלולים ליצור נבואה שמגשימה את עצמה ולחזות במצגת שלכם מתפרקת לגורמים. אבל אם תזייפו את זה עד הסוף, אולי יש לכם סיכוי.

"חייכו", מייעצת פרנצ'טי לכל מי שמנסה להבין איך להעביר מצגת טובה. "כמעט בלתי אפשרי להתעלם ממישהו שמתחיל עם חיוך ונראה מאושר מעצם נוכחותו במקום".

הכתבה פורסמה במקור באתר American Express OPEN forum

הכתבה תורגמה על-ידי אמריקן אקספרס ישראל מתוך כתבה מקורית שהופיעה באתר OPEN forum;אמריקן אקספרס העולמית ושלוחותיהAmex entities) ) אינן אחראיות לדיוק התרגום