איך מעצבים משרד של עסק שצומח במהירות

אנטוניה אקיטונד

עלייה במכירות, בהיקף התעבורה או בכל מדד אחר להצלחה, עשויה לדרוש מכם להשקיע יותר בעסק הקטן שלכם. זה יכול לבוא לידי ביטוי בגיוס עובדים נוספים, וככל שגבולות שטח המשרד שלכם נמתחים עד לקצה – גם בהגדלת השטח.

שטח משרד דורש לעתים קרובות חשיבה אסטרטגית לא פחותה מזו שמוקדשת לצמיחה ולהתרחבות של החברה שלכם. שוחחנו עם מספר מומחים ובעלי עסקים, כדי לדון במה שכל בעל עסק עם שיעור צמיחה מהיר צריך לדעת בנושא עיצוב המשרד.

1. להכיר את המשחק

אולי קשה לכם לדמיין, אבל חיפוש אחר שטח מסחרי יכול להיות תובעני אפילו יותר מאשר חיפוש בית. סדרה שונה של חששות וז'רגון נדל"ני מתלווים לחכירת משרד, כך לדברי ג'ון רואה, המנכ"ל והמייסד של ÄKTA, חברת ייעוץ משיקגו המתמחה בעיצוב חוויית לקוח.

"כאשר אתם מגיעים לסיור הראשון שלכם, האופן שבו מתווכים או בעלי הנכס מדברים על חלל עשוי להישמע כמו שפה שונה", מסביר רואה, "כך שעליכם להפוך מהר מאד למומחים בכל המונחים". לדוגמה, מתווכים מסוימים עשויים להפליג בתיאור האתר. "הם ידברו על שטח של 1,860 מ"ר", ממשיך רואה. "ייתכן מאוד שהדבר נכון מבחינה פיזית, אבל בגלל המכשור המכני, המעליות וחדרי השירותים, ייתכן שהשטח השמיש יהיה רק 1,300 מ"ר. עליכם באמת להבין הכול כדי שתוכלו לשאול את השאלות הנכונות".

2. היו ריאליסטיים לגבי העלויות ולוחות הזמנים

"ניתן לומר בבטחה כי כשאתם מעבירים עסק למקום חדש, מדובר בהוצאה בהיקף ממוצע מסוים למטר רבוע", אומר אלכס צ'ארפן, מייסד שותף ומנכ"ל CHARFEN, חברת העוסקת בהדרכה, בהכשרה ובייעוץ ליזמים. "אם סכום האומדן שלכם נמוך יותר, סביר להניח שהוא לא מספיק".

רואה מסכים עם הדברים. "אם אתם ניצבים בפני הרחבת העסק, אתם צריכים להבין באמת עד כמה הדבר קשה ויקר. עליכם לדעת שברוב המקרים עלות הרחבת העסק תהיה גבוהה ב-20% עד 50% מהסכום ההתחלתי, ושהתהליך יארך זמן רב יותר ממה שאומרים. קיים קושי אדיר לבצע את ההרחבה בצורה נכונה, בזמן ובמסגרת התקציב, כך שאתם זקוקים לתהליכים רבים ולקשיחות בניהול משא ומתן כדי להשיג את התוצאה הרצויה".

3. עליכם לדעת איך תגדלו ותצמחו בתחומי השטח שלכם

לאחר שרכשתם מיומנות בתחום הנדל"ן המסחרי ויצרתם תקציב ולוח זמנים לעבודה, עליכם לחשוב איך תנצלו את החלל המשרדי החדש שלכם. התשובות שלכם עשויות לסייע בהגדרת המאפיינים העיצוביים שאותם עליכם לשלב בחלל על מנת לוודא את המימוש של המטרות האלה, ובקביעת האופן שבו תנהלו את המשא ומתן על החכירה. השטח של רואה נוח עבור 60 העובדים שלו, אבל החברה שלו הצליחה להשיג תנאים שיאפשרו לחברה בבוא העת להתפשט ולהתרחב לקומות נוספות בבניין המשרדים ההיסטורי שבו שוכנים משרדיה.

עליכם לשקול לערב את העובדים שלכם בדיונים העוסקים באופן שבו על המשרד החדש להיראות, כדי לסייע ביצירת חלל שייטיב עם הצוות כולו. "היה לנו חשוב לקבל משוב מהעובדים שלנו על הסביבה שבה הם מבלים בין שמונה לעשר שעות ביום", אומרת קרול קיו, מנכ"לית ESI Ergonomic Solutions ממסה, אריזונה. שיחות אלה הובילו לעיצוב מחדש של המשרד, תוך הענקת עדיפות לנושאים בריאותיים, הקלה על התקשורת בין המחלקות השונות ושיפור תנאי העבודה של הצוות.

"יצירת שטח שמשקף את התרבות של הארגון שלכם תמשוך באופן טבעי את אלה שצריכים להיות שם, ותרחיק את כל האחרים"

(אלכס צ'ארפן, מייס שותף ומנכ"ל CHARFEN)

4. חשבו על שיפורים

אם המעבר לחלל חדש לחלוטין לא הגיוני עבורכם, עליכם לשקול ביצוע שיפורים במשרד הקיים כדי לתת מענה לצרכים החדשים שלכם. "עצבו חלק מהרהיטים ומאזורי האחסון הקיימים כדי לעשות שימוש יצירתי בחללים שאינם מנוצלים מספיק או שהם גדולים מדי עבור אופן הפעולה הנוכחי", מייעץ לויד רוזנברג, חבר באגודת האדריכלים האמריקנית, נשיא ומנכ"ל DMR Architects מהסברוק הייטס, ניו ג'רזי.

5. שלבו גמישות ותנועה

"כשאנחנו מבצעים תכנון עבור עסק שצומח במהירות, העדיפות העליונה שלנו היא גמישות", אומרת סברינה אהרן, חברה באגודת האדריכלים האמריקנית מ-Leo A Daly, חברה בינלאומית לאדריכלות, תכנון, הנדסה ועיצוב פנים. "עמדות עבודה גמישות קלות להזזה, לשילוב ולשינוי כאשר צורכי העסק משתנים".

"כל שולחנות העבודה אצלנו הם שולחנות מודולריים של איקאה", אומר צ'ארפן מ-CHARFEN. "במקום ולצאת ולקנות המון קוביות (חללי עבודה), גילינו שהרבה יותר זול לשכור את שירותיו של שיפוצניק כדי לבנות קירות זולים באמת, במקומות שאנחנו זקוקים להם". "קירות שניתנים לפירוק הופכים לטובים ולפופולריים יותר", מסכימה אהרן. "הם יקרים יותר, אבל מקלים על ביצוע שינויים במתאר של החלל כדי לתת מענה לצרכים החדשים".

שקלו להעניק לעובדים שלכם חופש תנועה. שולחנות ניצבים ומעברים שונים שמאפשרים תנועה ברחבי המשרד, עשויים להיות מאפיינים חשובים ומוערכים במשרדים של ימינו. "בחברות צומחות, אתם יכולים לעבוד בבניין עם 15 עובדים, אבל אופן התקשורת העיקרי הוא הדואר האלקטרוני ואנשי הצוות מבלים את רוב יומם ליד השולחן שלהם", אומר צ'ארפן. "לפעמים עליכם לקום, להסתובב, לחזור ולהתאפס".

"העניקו לעובדים כלי עבודה גמישים, ניתנים להתאמה, שאותם יוכלו להתאים למבנה הגוף שלהם ולצורכיהם הפרטניים," אומרת קיו מ-ESI Ergonomic Solutions. "לדוגמה, זרועות לצגי מחשב המאפשרות לעובדים למקם את הצגים שלהם ובמרחק הרצוי ביותר עבורם". "תנועה מביאה לבריאות טובה," היא מוסיפה. "בריאות טובה יוצרת עובדים שמחים ויצרניים, ועובדים יצרניים יוצרים רווחים".

6. צרו חללים עבור כל סוגי העבודות

זה עשוי להיות אחד מהחלקים הבלתי נמנעים שכרוכים בעבודה במשרד צומח: כאשר אין עוד מקום לפרטיות, אנשים עלולים להתחיל להרגיש שאין להם מקום לבצע את עבודתם. הבטחת קיומם של מספר חללים שונים, עבור סוגי עבודות שונים, פגישות או מנוחה, שאותם ניתן להזמין מראש באמצעות מערכת קלה לשימוש (שלא תאפשר כפל הזמנות), עשויה לסייע.

"יצרנו 18 חללים שניתן להזמין – מחדרים קטנים ביותר עבור אדם אחד או שניים, ועד לחדרי ישיבות גדולים מאוד, שהמתאימים למנהלים בכירים", אומר רואה. "כל אחד מהחדרים מעוצב באופן שונה. הקדשנו תשומת לב רבה לבחינת הדרכים השונות שבהן אנשים עובדים וליצירת כל סוגי אזורי המפגש עבורם. כל חדר מתאפיין באסתטיקה שונה, בריהוט שונה, בגובה רהיטים שונה, בדרכי ישיבה שונות, במערכות טלפון שונות. חלקם כוללים לוחות לבנים לכתיבה, חלקם עשויים מזכוכית בלבד, חלקם דמויי כלוב, חלקם פרטיים וחלקם פתוחים יותר".

אם יצרתם מערך פתוח, רצוי שתשקלו גם ליצור חלל לצורכי שקט ושלווה. "שטיח באיכות גבוהה וגימורים בעמדות העבודה ובתקרות תורמים להפחתת הרעש, גם בתוך משרד", כך לדברי רוזנברג מ-DMR Architects.

7. שלבו טכנולוגיה

חשבו על סוגיות שהן מעבר למחשבים ניידים ועמדות טעינה. קחו את ÄKTA, לדוגמה. "בכל אחד מהחדרים, למעט אחד שאותו הגדרנו כחדר שקט, מותקנים חיישנים שמאפשרים לנו לקבל מידע מבוסס קרבה על אנשים", אומר רואה. המטרה היא לא להפוך למשטרה או להיות 'האח הגדול', אלא ליצור אינטראקציות מעניינות שמאפשרות הזמנה אוטומטית של חדרים ופגישות. אנחנו יכולים לאתר אנשים אם הם נדרשים במקום כלשהו. אם צוות גדול עדיין עובד בשעה 18:00 בערב, אנחנו יכולים להזמין להם בירה ופיצה באופן אוטומטי".

סוגים אלה של יישומים טכניים עשויים לסייע ביצירת משרד היפר-מקושר ולעודד אינטראקציות שעשויות להוביל לגילויים חדשים ולחידושים, אשר יועילו לחברה שלכם.

8. יצירת התאמה בין תרבות החברה לעיצוב

המשרד שלכם יכול לשמש ככרטיס ביקור המציג את מה שהחברה שלכם מייצגת, ולהוות תזכורת חזותית של המשימה שלכם עבור הצוות שלכם - וחברי צוות עתידיים. "יצירת שטח שמשקף את התרבות של הארגון שלכם, תמשוך באופן טבעי את אלה הצריכים להיות שם ותרחיק את כל האחרים," אומר צ'ארפן. "יצירת חלל משרדי טוב היא בפירוש משהו שתומך בתרבות, אבל כאשר אתם יוצרים קודם את התרבות, האנשים שלכם ימלאו את החלל המשרדי".

הכתבה פורסמה במקור ב-23 בספטמבר 2016, באתר American Express OPEN forum

הכתבה תורגמה על-ידי אמריקן אקספרס ישראל מתוך כתבה מקורית שהופיעה באתרOPEN forum; אמריקן אקספרס העולמית ושלוחותיה (Amex entities) אינן אחראיות לדיוק התרגום