להעביר מצגת עסקית אונליין ולהשאר בחיים

יום שני, 15 בפברואר2021

2020 תיזכר כשנה שבה עברנו סופית לעשות הכל, אבל הכל, מרחוק. ללמוד מרחוק, לקנות מרחוק, ארוחת חג משפחתית מרחוק, ללכת להופעה מרחוק ואפילו לעבוד משרה כמעט מלאה, מרחוק.

מצגת עסקית – מהבית

שיחות וידאו בזום ואפליקציות אחרות נכנסו לחיינו בסערה ונראה שהן פה להישאר. אם בעבר השתמשנו בשיחות וידאו מדי פעם כדי להקטין את המרחק מבני משפחה וחברים אהובים שמעבר לים, עכשיו אנחנו משתמשים בהן גם לתקשורת יומיומית עם קולגות בעבודה, לקוחות, ספקים ובעצם עם כולם. משיחת עדכון שגרתית ועד המצגת החשובה שאנחנו צריכים להציג בפני הלקוח הכי חשוב שלנו, או זה שאנחנו מחזרים אחריו כבר שנתיים. כדי להעביר מצגת עסקית מוצלחת בשיחת וידאו אונליין, חשוב לאמץ כמה כללים שיהפכו גם את המצגת שלכם לשיחת היום.

1. וודאו מראש שכל העזרים הטכניים עובדים ושסביבת העבודה מיטבית

אם הייתם מציגים את המצגת בחדר ישיבות הייתם וודאי מוודאים מראש שיהיה מי שידאג לחדר מסודר ונקי, כיבוד קל ושתיה. מראש הייתם מעלים ובודקים אם המצגת עובדת כמו שצריך במחשב של חדר הישיבות ושהרשת, הכבלים והמסכים מסונכרים בניהם. באופן דומה, חשוב להתייחס לשיחת וידאו ברצינות ובמחויבות שהייתם מתייחסים לסיטואציה עסקית אחרת. בדקו שהחדר בו תקיימו את השיחה מסודר ושקט. בחנו כמה אפשרויות למיקום המצלמה ורקע הפריים והחליטו היכן אתם נראים טוב יותר, ובאילו ערימות הכביסה לא מציצות ברקע. התאורה צריכה לאפשר לצד השני לראות את הפנים שלכם בצורה ברורה – לא חשוכה מדי ולא חזקה מדי ומסנוורת.

אמנם כולנו נמצאים כעת בתקופה מאתגרת ויש הרבה יותר הבנה לשהות שלנו בבית עם המשפחה גם בשעות העבודה, אך אנחנו בכל זאת מצפים למקצועיות וייצוגיות במהלך ישיבות ומצגות עסקיות. התלבשו בהתאם לאופי המצגת, וודאו שהסאונד עובד כמו שצריך והאינטרנט יציב ולא יקרוס בדיוק ברגע הכי חשוב של המצגת. היעזרו במידת הצורך גם באפשרויות שמציעות אפליקציות שיחות הוידאו השונות לשיפור המראה ולהוספת רקע וירטואלי הולם.

מחפשים מחשב נייד חדש וחזק לשימוש מיטבי מהבית? לקוחות אמריקן אקספרס נהנים ממחירים מיוחדים על מחשבי לנובו ומוצרים נוספים, פלוס הנחה נוספת של 3% במעמד הרכישה.

2. אתם הכלי הכי חשוב במצגת העסקית שלכם – השתמשו בו בחוכמה

אין תחליף לקשר אישי ביניכם לבין הלקוח כדי לסגור את העסקה. העברת מצגת עסקית דרך אפליקציית וידאו הופכת את יצירת הקשר למורכבת יותר, אך היא לא בלתי אפשרית. כנראה שהשקעתם שעות רבות בהכנת מצגת מעולה שתהמם את הלקוח, המנהלים או המשקיעים שבפניהם אתם מציגים, אך אל תשכחו שבמידה רבה הדמות שלנו – הבעות הפנים ותנועות הידיים – הן שיעבירו את המסר בצורה הטובה ביותר. כדי שרמת ההתלהבות והאנרגיה שנשדר בהצגה שלנו יעברו גם דרך המסך נסו לדבר בקול ברור ולהשתמש בשפת גוף קצת יותר בולטת ואנרגטית מהרגיל. אך אל תגזימו, אתם לא רוצים להסיח את הדעת המתוכן.

מה שמתאים אולי לשיחה עם חברים או עם בני משפחה, עלול לא להתאים לזירה המקצועית. כדאי לתת על כך את הדעת ולהציב גבולות בין התחומים המקצועיים והאישיים בהתנהלות שלנו בבית. חשוב לעשות אבחנה בין דברים שנעשה כאדם פרטי – בלבוש או במידת הישירות שנרשה לעצמנו למשל – לבין דברים שמתאימים להתנהלות כחלק מעסק – תקשורת מול ספקים שונים, לבוש ייצוגי, ואף גם שימוש בכרטיס אשראי עסקי.

3. שמרו על קצב דינמי והתאימו את המצגת העסקית לצופים בצד השני של המסך

אם הייתם מציגים פנים אל פנים הייתם וודאי מנצלים את זמן הכנת הקפה שלפני הישיבה לסמול-טוק שבונה את האמון והקשרים ההדדיים בין הצדדים. העברת מצגת עסקית אונליין מקשה עלינו לעשות את זה ויש הרבה יותר ציפיה שניגש ישר לעניין שלשמו התכנסנו. לכן חשוב לשלב בתוך המצגת גם התייחסות אישית או סיפורים שנוגעים ישירות ללקוח, או שמאפשרים לו להכיר אתכם קצת יותר טוב.

נסו לפתוח את המצגת בסיפור משמעותי, נתון מפתיע או תמונה שתכניס את הקהל הישר לתוך המצגת ותעזור לכם לגרום להם להתעניין במה עוד יש לכם להציג להם. לאורך המצגת שמרו על דינמיות וגוונו באופן הגשת התוכן באמצעות שימוש בדימויים ויזואלים שונים, בסיפורים ובאנקדוטות משעשעות או מעניינות. היו מודעים והקפידו לשים לב גם לקשב של הקהל שלכם במסכים, ועצרו מדי פעם את ההצגה כדי לתת להם הזדמנות לשאלות ותגובות.

4. אל תעמיסו על השקפים במצגת וזכרו שבצד השני יכולים לצפות במסכים בגדלים שונים

לצד ההמלצה לשמור על הצגה דינמית ואנרגטית שמגוונת באמצעי הצגה כדי לשמור על קשב הקהל שלכם, חשוב לזכור שהם עשויים לצפות במצגת שלכם אפילו ממסך טלפון נייד. גם מבעד למסך המחשב עודף מלל בשקף כלשהו עשוי להיות קשה לקריאה. כשאתם מכינים את המצגת העסקית שלכם, השתדלו לשים דגש על עיצוב נקי ומוקפד, עם מעט טקסט כתוב בכל שקף. ישנן שלל תוכנות המאפשרות לכם לעצב את השקפים שלכם בצורה מקצועית, או להוסיף אלמנטים גרפיים שונים כמו אינפוגרפיקה להמחשת נתונים מספריים בצורה צבעונית ומעניינת יותר.

עסקים כיום יודעים לבחור היטב את הכלים שיסייעו להם לעשות אופטימיזציה לפעילות העסקית ולהציג את התוצאה המרשימה ביותר. אלה יכולים להיות כלים טכנולוגיים לתקשורת עם הלקוח והצגת הנתון הנכון בזמן הנכון, אך אלה יכולים להיות גם כלים מתחום הנהלת החשבונות וניהול הפרוייקטים או כלים פיננסיים מימוניים כמו כרטיסי אשראי עסקיים למשל.

5. נצלו את יתרונות הטכנולוגיה לטובתכם

עד כה עסקנו בהתאמות שצריך לעשות בהעברת מצגת עסקית בשיחת וידאו, כדי לגשר על הפערים לעומת הצגה פנים אל פנים. אך להעברת מצגת אונליין בשיחת וידאו יכולים להיות גם כמה יתרונות ייחודיים שחשוב להכיר.

ראשית, קל יותר לשלב במצגת המועברת אונליין קישורים לקטעי וידאו ואנימציה, או אפילו לכלי ניתוח נתונים שבהם ניתן להציג בזמן אמת את אופן הפעילות של העסק שלכם או להמחיש את הערך שאתם רוצים להעביר לקהל שלכם. בנוסף כל אפליקציות שיחות הוידאו מאפשרות לכם להשתיק את המשתתפים האחרים ולצמצם את ההפרעות לרצף ההצגה. תוכלו גם לעשות שימוש בצ׳אט כדי להעשיר את הדיון ולאפשר שאלות ותגובות, שתוכלו לבחור את העיתוי הנכון להתייחס אליהן.

אחת האפשרויות הפחות מוכרות היא שימוש בכלים למעקב אחר קשב (attention tracking). במקרה הזה, הקשב של הקהל הצופה במצגת שלכם. חלק מאפליקציות שיחות הוידאו כוללות כלים המאפשרים לכם לקבל חיווי כשהמשתמש עובר לצפות במסכים אחרים או ביישומים אחרים על גבי המחשב ואינו נמצא בחלון אפליקציית שיחת הוידאו שלכם. בעזרת כלים אלה תוכלו לשים לב לרמת הריכוז של הקהל ולהתאים את המסרים שלכם בזמן אמת כדי לוודא שכולם איתכם.

כמו כל דבר אחר, גם העברת מצגת עסקית אונליין היא מיומנות נרכשת שאפשר ללמוד ולהשתפר בה ככל שעושים זאת יותר פעמים. כדאי להקליט את השיחה ולחזור ולצפות בה שוב אחר כך כדי ללמוד מהטעויות ולשים לב באילו נקודות כדאי לכם להשתפר. אולי עד שתיגמר שגרת הקורונה כבר לא נמהר לכנס את כולם לכל מצגת ונוכל לבחור מתי העברת מצגת אונליין היא ערוץ העברת המסרים האופטימלי עבור העסק שלנו.